Saiba como armazenar papéis importantes de forma segura!

Guardar documentos fiscais e mantê-los em ordem é fundamental para qualquer empresa que deseja trabalhar com rapidez e eficiência, sem correr o risco de enfrentar problemas com o fisco, clientes ou fornecedores.

O primeiro ponto que deve ser pensado é o local onde tudo será armazenado. Documentos que fazem parte da movimentação diária ou recente devem ser de fácil alcance.

Já os papéis que indicam os passos dados pela empresa no passado devem ter local próprio, que pode ser afastado das atividades do dia a dia. É até melhor, assim fica reduzido o risco de haver confusão.

Guarda de Móveis é solução para manter documentos fiscais

Uma boa saída para quem precisa armazenar esses papéis em locais seguros e adequados é recorrer aos Guarda Móveis.

Hoje em dia, empresas mais modernas oferecem espaços sob medida, que podem ser desde um box de 1m2 até locais onde caberiam um apartamento.

Arquivo fica em local privativo e fechado com chave

O cliente tranca o box e leva a chave com ele, podendo voltar a hora que quiser, a qualquer dia em que o prédio esteja funcionando.

As áreas comuns são permanentemente vigiadas por câmeras de segurança.

Uma das grandes vantagens do guarda móveis para guardar documentos fiscais é que o cliente pode arrumar o espaço do jeito que quiser.

Para acomodar a papelada, por exemplo, pode levar armários, gaveteiros e caixas.

Cores nas pastas facilitam a organização de documentos

Aliás, um bom ponto de partida para organizar os papéis é estabelecer parâmetros próprios, conforme as necessidades do negócio.

As pastas podem ser organizadas, por exemplo, por tipo de documento, por data, por cliente, ou de outra forma mais interessante para a rotina do departamento.

O importante é que essa organização permita com que o profissional localize rapidamente o papel que precisa, e consiga verificar se está tudo em ordem.
Uma dica é usar etiquetas coloridas para cada pasta ou tema. Assim, fica mais fácil encontrar o que procura.

Perda de documentos pode levar a prejuízo material

Também é importante criar uma rotina de trabalho, para que nenhuma etapa seja esquecida ou algo deixe de ser resolvido.

O descuido com os documentos fiscais pode custar caro. Uma empresa pode deixar de vender equipamentos usados por não ter notas, pode ser cobrada de fornecedor por uma conta que já foi paga, perder garantia de equipamentos adquiridos e por aí vai.

A questão fica ainda mais complicada quando envolve ações judiciais, por exemplo, com ex-funcionários.

Faça uma revisão periódica do arquivo

Alguns documentos precisam ser guardados durante anos: três, cinco, dez ou por período indeterminado.

E, de tempos em tempos, vale fazer uma revisão para ver o que pode ser descartado ou mantido.

Um box em um guarda móveis pode favorecer nessa organização e tornar sua gestão muito mais segura e tranquila.

Libere espaço em casa e fique tranquilo com a papelada

Para quem não tem empresa, mas precisa armazenar seus documentos, um guarda móveis pode acomodar não só os papéis, mas também outros itens que estão sem uso na residência.

É um jeito simples e acessível para liberar espaço em casa e ainda manter tudo organizado.

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